Giải pháp triển khai phần mềm KPI

 

Bài viết chia sẻ những kinh nghiệm về triển khai KPI của ông Tăng Văn Khánh, Chuyên gia Tư vấn 20 năm kinh nghiệm triển khai KPI, tác giả phần mềm KPI digiiTeamW.

Khó khăn đối với doanh nghiệp trong triển khai KPI

Chào ông. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tư vấn KPI cho các khách hàng của OCD cùng việc phát triển phần mềm KPI như digiiKPI, rồi phần mềm KPI digiiTeamW, ông thấy khó khăn đối với các doanh nghiệp trong việc triển khai KPI là gì?

Khó khăn trong triển khai KPI thì có rất nhiều. Ở đây, tôi xin nêu một số trường hợp điển hình như không có số liệu thực hiện của các chỉ tiêu, không kết nối với hệ thống đãi ngộ, không đi kèm chế tài, thiếu công cụ quản lý KPI phù hợp, thiếu nhân sự phù hợp để triển khai, thiếu sự tham gia của lãnh đạo vào quá trình triển khai KPI, thiếu định hướng từ cấp cao, mang thói quen quan liêu giấy tờ vào triển khai KPI…”

Những khó khăn cụ thể

Ông có thể nêu cụ thể hơn về những vấn đề này được không? 

Một vấn đề thường gặp là doanh nghiệp chưa có thói quen và hệ thống theo dõi số liệu vận hành đủ tốt. Do đó khi cần số liệu để tính toán kết quả thực hiện các chỉ tiêu ngoài tài chính, doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn. Nhiều chỉ tiêu trông rất hiển nhiên và dễ tính toán, nhưng đến khi đưa vào triển khai thì lại không có số liệu thực tế. Mà bạn biết rồi, KPI cần số liệu định lượng. Nếu không có số liệu thực tế thì coi như chỉ tiêu xếp xó.

Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì, thưa ông?

Cũng không có nhiều lựa chọn lắm. Thứ nhất, nếu đã quyết định triển khai KPI, doanh nghiệp cần sẵn sàng cho việc xây dựng một hệ thống theo dõi dữ liệu thực hiện của các chỉ tiêu. Hệ thống này cần thu thập thông tin từ các hệ thống hoặc phần mềm quản lý chức năng như sản xuất, bán hàng, nhân sự, kế toán để phục vụ việc tính toán kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Đối với những chỉ tiêu liên quan đến ý kiến khách hàng, nên cân nhắc lựa chọn những phương thức thu thập dữ liệu đơn giản, như phiếu/app thu thập ý kiến khách hàng tại chỗ (giao dịch), hoặc online… thay vì tổ chức khảo sát ý kiến khách hàng. Ví dụ, để áp dụng chỉ tiêu Tỉ lệ hài lòng của khách hàng về dịch vụ, doanh nghiệp có thể thu thập ý kiến khách hàng bằng cách phát phiếu tại quầy giao dich (khi khách hàng đang chờ đợi) hoặc dùng các thiết bị lấy ý kiến nhanh.

Trong trường hợp lượng dữ liệu cần thu thập quá nhiều, hoặc doanh nghiệp chưa có điều kiện thu thập thông tin, nên lựa chọn các chỉ tiêu KPI có thể cung cấp được dữ liệu. Thà DN triển khai số lượng chỉ tiêu ít nhưng đánh giá được, còn tốt hơn nhiều so với việc ôm đồm chỉ tiêu nhưng không đánh giá được.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm KPI, cần tích hợp với các phần mềm khác để tự động cập nhật những thông tin có thể từ các phần mềm quản lý vận hành/chức năng như sản xuất, bán hàng, nhân sự. Ví dụ, toàn bộ các chỉ tiêu KPI của phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh có thể được lấy tự động từ phần mềm CRM hoặc DMS.

Giải pháp cho triển khai KPI sau khi đã thiết kế

Tôi thấy nhiều CEO hoặc Giám đốc nhân sự phàn nàn là họ tốn rất nhiều thời gian, thậm chí thuê tư vấn về sau khi xây xong bộ KPI vẫn không biết triển khai tiếp như thế nào, cuối cùng lại xếp xó. Vậy giải pháp cho vấn đề này như thế nào, thưa ông?

Dù bạn có thiết kế bộ KPI tốt như thế nào, nếu bạn không đưa vào triển khai, thì cuối cùng cũng lãng phí mà thôi. Thay vì lo lắng, băn khoăn là liệu nó có phù hợp không, bạn cần đưa vào sử dụng. Cũng có nhiều DN mà tôi biết, rất băn khoăn không biết triển khai như thế nào? Thực tế thì rất đơn giản. Bạn cần ra quyết định ban hành KPI kèm theo quy chế, ký, đóng dấu quyết định nếu cần – như bất kỳ quyết định nào tại doanh nghiệp. Sau đó, bản chất của của việc triển khai là thu thập dữ liệu thực hiện của các chỉ tiêu, tính toán chỉ tiêu, tính toán kết quả thực hiện của các cá nhân, bộ phận và công ty (việc này tôi đã đề cập đến ở phía trên). Liên quan đến khen thưởng, đãi ngộ, cần lập bảng xếp hạng thực hiện KPI phù hợp với quy chế. Có những trường hợp DN phàn nàn rằng bộ chỉ tiêu do tư vấn thiết kế không sử dụng được, nhưng khi họ gửi lại bộ chỉ tiêu thì mới thấy là bản thân họ chưa hề đưa số kế hoạch vào chỉ tiêu – điều mà tư vấn đã yêu cầu khi bàn giao bộ chỉ tiêu KPI. Vậy đấy, triển khai chỉ đơn giản như vậy.

Nếu số lượng chỉ tiêu KPI quá lớn (bạn có thể không lường trước điều này khi mới bắt tay vào làm), nên giảm số chỉ tiêu, giữ lại một số chỉ tiêu quan trọng và triển khai, đảm bảo là bạn thực hiện thành công số lượng chỉ tiêu nhỏ, rồi tăng dần ở các kỳ sau. Một lựa chọn khác là lựa chọn phạm vi (công ty hay bộ phận) thực hiện trước, rồi nhân rộng. Nếu 1 tập đoàn 5000 người mà triển khai KPI, chỉ tiêng KPI cá nhân, có thể lên đến 10 chỉ tiêu x 17 kỳ (năm, quý, tháng) x 5000 tức là 840.000 chỉ tiêu. Đây là một con số khổng lồ nếu triển khai trên diện rộng. Do đó nên bắt đầu ở quy mô nhỏ rồi tăng dần.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm KPI digiiTeamW

Triển khai KPI là bắt đầu một dự án thay đổi lớn về cách thức quản lý và làm việc. Thường CEO không thể xử lý hết khối lượng chỉ tiêu, dữ liệu lớn như thế nên cần có sự tham gia của các trưởng bộ phận cũng như sự hỗ trợ của một nhóm Đặc nhiệm KPI. Nhưng để nhóm đặc nhiệm này có thể thực sự thay CEO xử lý các vấn đề liên quan đến KPI, bạn phải chọn được người có năng lực phù hợp, được đào tạo đủ tốt về KPI và giao quyền cho họ. Đi kèm với nhóm đặc nhiệm, chế tài là cần thiết để đảm bảo mọi thành viên trong công ty coi trọng việc triển khai, đo lường, đánh giá KPI. Ngoài ra, đào tạo và truyền thông không bao giờ là thừa.

Giải pháp triển khai với doanh nghiệp lớn

Với số lượng chỉ tiêu và phạm vi triển khai lớn như ông vừa nói, có cách nào nữa giúp cho doanh nghiệp triển khai thuận lợi không?

Công nghệ, công nghệ và công nghệ. Thời buổi CMCN 4.0, nếu một doanh nghiệp vài trăm nhân sự trở lên vẫn sử dụng công cụ truyền thống như Excel để theo dõi KPI thì đảm bảo dự án KPI không thể thành công được. Đơn giản, bạn hãy tưởng tượng ra cần phải thu về bao nhiêu file Excel để đủ số lượng chỉ tiêu cho vài trăm con người và vài chục phòng ban. Chỉ riêng việc đảm bảo những form mẫu đó đúng quy chuẩn và chính xác về số liệu đã rất mệt mỏi rồi. Còn nếu bạn làm bằng form giấy thì sẽ mất nhiều công nhập liệu lại cũng như xử lý số liệu – mà giờ còn mấy DN làm như thế đâu?

Vậy sử dụng công nghệ như thế nào trong trường hợp này? 

Công nghệ áp dụng trong trường hợp này thể hiện ở một số mảng.

• • Thu thập dữ liệu: Rất nhiều dữ liệu vận hành của doanh nghiệp có thể thu thập được nhờ các thiết bị công nghệ như máy chấm công, máy đếm (sản phẩm), camera, phần mềm DMS đi kèm các công nghệ của smartphone như GPS, camera… hay phức tạp hơn là tích hợp hệ thống dây chuyền sản xuất với phần mềm quản lý sản xuất, rồi tích hợp phần mềm quản lý sản xuất với phần mềm KPI.
  • Thiết kế, quản lý bộ chỉ tiêu KPI ở phạm vi lớn: Nói một cách đơn giản thì cần có phần mềm KPI giúp doanh nghiệp có thể quản lý được các bộ chỉ tiêu KPI theo kỳ, theo dõi, đánh giá, xếp loại, báo cáo. Phần mềm KPI cũng giúp lãnh đạo có thể nắm được tình hình của DN bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu mà không cần hỏi quá nhiều các trưởng bộ phận. Phần mềm cũng hỗ trợ mạnh mẽ việc phân quyền xem/sửa/duyệt/cập nhật kết quả của các chỉ tiêu, nhờ đó đảm bảo được an toàn thông tin và sự tiện lợi cho cán bộ nhân viên doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

• • Tích hợp dữ liệu: Với doanh nghiệp lớn và đã có sẵn các phần mềm quản lý chức năng như DMS/CRM, Kế toán, Nhân sự, Sản xuất, hay thậm chí là ERP, nên tích hợp những phần mềm này với phần mềm KPI để tự động cập nhật kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI.

Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp khó triển khai KPI và Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW

Một lưu ý khi áp dụng công nghệ, phần mềm vào quản lý KPI là bạn có thể phải thay đổi quy trình, nhất là những quy trình liên quan đến giao chỉ tiêu/cập nhật/duyệt dữ liệu. Một số doanh nghiệp nhất định yêu cầu bê nguyên những quy trình mang nặng tính giấy tờ lên phần mềm như duyệt chỉ tiêu nhiều cấp, duyệt số liệu nhiều cấp, thậm chí yêu cầu sếp cao nhất phải duyệt tất cả các chỉ tiêu … Làm như vậy thực tế là bạn đang tạo ra thêm việc cho toàn bộ công ty, nhất là lãnh đạo cấp cao. Như đã nói ở trên, với số lượng chỉ tiêu lớn như vậy, làm thế nào để 1 ông CEO hay Chu tịch tập đoàn có thể đọc hết được, chưa nói đến việc kiểm tra tính xác thực… Do đó, bạn cần phải thực tế và tận dụng lợi thế của công nghệ, thay vì sử dụng nó như một hình thức thời thượng hơn của giấy ờ.

Công nghệ có đủ đảm bảo cho thành công của dự án KPI?

Như ông trao đổi, rõ ràng công nghệ có thể giúp chủ DN hay CEO rất nhiều trong việc triển khai KPI, đặc biệt là ở quy mô lớn. Vậy đã đủ đảm bảo cho thành công của dự án KPI chưa, thưa ông?

• Đương nhiên là chưa đủ. Công nghệ chỉ là công cụ, thành bại lại là do ý chí và năng lực của con người. Đầu tiên, KPI cần triển khai từ trên xuống. Do đó, bắt buộc phải có định hướng của lãnh đạo để đảm bảo triển khai KPI thành công. Tiếp theo, cần có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò “Dẫn dắt sự thay đổi”, thúc đẩy, động viên, tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển khai.
• Ngoài lãnh đạo DN thì đội ngũ nhân sự chủ chốt, gồm nhóm Đặc nhiệm KPI và các trưởng bộ phận cần được đào tạo đầy đủ và bài bản về KPI. Nếu lãnh đạo không bao giờ sờ vào phần mềm, trưởng bộ phận không biết phải duyệt chỉ tiêu như thế nào, thì làm thế nào để dự án thành công được?

Xin cảm ơn ông về cuộc phỏng vấn.

Top 10 xu hướng chuyển đổi số hay nhất năm 2022

Chuyển đổi số luôn nằm trong top những việc cần làm của rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng nó cũng thường bị bỏ qua vì những vấn đề cấp bách hơn. Tuy nhiên, kể từ khi đại dịch bắt đầu, chuyển đổi số đã trở thành một chủ đề nóng lần nữa và thúc đẩy các tổ chức tăng cường đẩy nhanh quá trình này. 

Hơn nữa, sự tập trung vào các công nghệ liên quan như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning), điện toán đám mây (cloud computing), phần mềm dạng dịch vụ (SaaS products), v.v., đã dẫn đến sự tiến bộ và dân chủ hóa nhanh chóng.  

Điều này có nghĩa là, trong năm 2022, các xu hướng chuyển đổi số là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên quan tâm.

Tóm lược chuyển đổi số

Trước khi chúng ta tập trung vào tổng thể của các xu hướng mới nhất, hãy xác định ý nghĩa của chuyển đổi số với công ty của bạn!

Khái niệm này có phạm vi rộng, nhưng khi nó liên quan đến doanh nghiệp, nó thể hiện khả năng ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số mới của doanh nghiệp như thế nào trong quá trình vận hành nhằm đơn giản hóa quy trình, tăng lợi nhuận và thúc đẩy sự tăng trưởng. 

Phụ thuộc vào doanh nghiệp, sự chuyển đổi số có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Hơn nữa, bởi vì công nghệ kỹ thuật số vẫn là một lĩnh vực đang phát triển nhanh, nên đây không phải là sự kiện diễn ra một làn mà là một quá trình liên tục. 

Trong khi sự chuyển đổi số gia tăng gần đây, vẫn có nhiều doanh nghiệp còn ngần ngại ứng dụng công nghệ mới bởi sự ì trệ, thiếu thông tin, hoặc thiếu nguồn lực. Tuy nhiên, vì công nghệ đang trở nên hợp lý hơn về chi phí, nên nó có thể giúp các tổ chức cải thiện sự vận hành và tạo ra thêm một lợi thế cạnh tranh. 

Xu hướng chuyển đổi số hấp dẫn nhất cho năm 2022

Dưới đây là những xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số nóng nhất cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2022:

#1: Tạo ra mô hình kinh doanh chuyển đổi số mới

Việc chuyển sang kỹ thuật số thúc đẩy rất nhiều tổ chức trở nên sáng tạo hơn với các cách thức họ trao đổi sản phẩm và dịch vụ. Mặc dù có rất nhiều mô hình kinh doanh kỹ thuật số phổ biến cho tất cả loại hình doanh nghiệp, cách thức thành công nhất để hướng tới chuyển đổi số vào năm 2022 là tạo ra một mô hình độc nhất phù hợp với đặc thù kinh doanh của riêng công ty. 

Khách hàng ngày nay muốn trải nghiệm kỹ thuật số liền mạch và ưa chuộng các thương hiệu sẵn sàng phân phối. Để đạt được điều đó, điều quan trọng là phải hiểu cách kết hợp kiến thức chuyên môn với công nghệ trực tuyến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ có thể duy trì sự phù hợp và đạt được lợi thế cạnh tranh mà còn có thể phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại hoàn toàn mới và thành công. 

#2: Quản lý kinh doanh theo hướng dữ liệu

Công nghệ kỹ thuật số tạo ra một lượng lớn dữ liệu có thể theo dõi và truy cập dễ dàng, nếu được xử lý đúng cách, có thể cung cấp thông tin kinh doanh vô giá. Tuy nhiên, ngay cả các công ty không xa lạ với chuyển đổi kỹ thuật số thì họ cũng có xu hướng không tận dụng hết dữ liệu theo ý của họ. 

Điều này dường như sắp thay đổi vào năm 2022 vì các chuyên gia dữ liệu đang có nhu cầu cao trong tất cả các ngành. Ngày càng có nhiều công ty đang chuyển quy trình ra quyết định của họ sang hướng quản lý kinh doanh dựa trên dữ liệu và đang tìm cách khuyến khích văn hóa làm việc tập trung vào dữ liệu. 

#3: Đầu tư vào phân tích dự đoán

Bằng cách phân tích dữ liệu từ các giai đoạn trong quá khứ và hiện tại, đồng thời tương quan giữa dữ liệu đó với các yếu tố kinh tế, môi trường kinh doanh và mô hình hành vi của người tiêu dùng, các công cụ phân tích dự báo hiện đại cho phép doanh nghiệp đưa ra những tiên lượng đáng tin cậy trong tương lai. Họ cho phép việc quản trị dự đoán những xu hướng sắp tới, chuẩn bị những chiến lược hành động, và sẵn sàng đáp lại những nhu cầu của thị trường một cách kịp thời.

Nhờ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning), các công nghệ hỗ trợ các phân tích dự báo, đã nhận thấy sự phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, vì vậy có sự chính xác của dữ liệu mà các công cụ cung cấp. Hơn nữa, những chương trình như vậy sẽ sớm trở thành hợp lý không chỉ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn cho các công ty đang phát triển. 

#4: Phá vỡ nghịch lý giữa cá nhân hóa và quyền riêng tư

Ngày nay, khách hàng thường có yêu cầu trải nghiệm cá nhân hóa được thiết kế riêng, và các thương hiệu cung cấp dịch vụ này luôn đi trước các đối thủ cạnh tranh một bước. Tuy nhiên, không có cách nào có thể đạt được điều này mà không thu thập dữ liệu khách hàng.

Tuy nhiên, cùng lúc, mọi người cũng cảnh giác với quyền riêng tư trên mạng và có xu hướng không tin tưởng các công ty sử dụng thông tin cá nhân của họ. 

Điều này tạo ra sự nghịch lý giữa tính riêng tư và cá nhân hóa – một trong những vấn đề chuyển đổi số cấp bách nhất. Trong năm 2022, phá vỡ điều này sẽ là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp, và những người quản lý sẽ có lợi thế chiến lược đáng kể so với các đối thủ.

Trong khi những điều này nghe có vẻ là một nhiệm vụ khó, điều mấu chốt là đặt ra những giới hạn thích hợp của những thông tin mà doanh nghiệp thực sự cần, vận hành với đầy đủ tính minh bạch, và tôn trọng những mong muốn của khách hàng và những điều mà họ không muốn chia sẻ.

#5:  Ủy quyền cho an ninh mạng

An ninh mạng là vấn đề lớn trong chuyển đổi số mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong năm 2022. Dữ liệu lớn đi cùng với trách nhiệm lớn và duy trì danh tiếng của họ và niềm tin của khách hàng, doanh nghiệp có thể bảo vệ cơ sở dữ liệu của họ khỏi việc bị vi phạm và tấn công.

Để giải quyết điều này, doanh nghiệp không chỉ cần ủy quyền cho các quỹ thích hợp cho các công cụ an ninh mạng và công nghệ để bảo vệ và mã hóa dữ liệu, mà còn cần giáo dục nhân viên và khách hàng về cách quản trị dữ liệu phù hợp.

Hơn nữa, thường xuyên hơn không, các vi phạm bảo mật là không thể tránh khỏi. Vì vậy, các doanh nghiệp cũng cần phải có một chiến lược xử lý khủng hoảng mà cho phép họ giải quyết các tình huống khó khăn mà không ảnh hưởng đến tính chính trực của họ.

#6: Sự trỗi dậy của Hyperautomation (siêu ứng dụng tự động hóa)

Tự động hóa là một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi số. Nó giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc của nhân sự, hợp lý hóa các quy trình, và tối ưu hóa hiệu suất và năng suất.

Vì các công cụ tự động hóa không còn xa lạ với thế giới kỹ thuật số, bước logic tiếp theo trong việc phát triển là Hyperautomation (siêu ứng dụng tự động hóa), một trong những ngôi sao mới nổi trong xu hướng chuyển đổi số năm 2022. 

Công nghệ này sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (machine learning), và tự động hóa quy trình bằng robot (robotic process automation – RPA) để phân tích và quản trị các quá trình kinh doanh. Những công cụ này vận hành với cả dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc để cung cấp thông tin chi tiết về các cơ hội tối ưu hóa và cải tiến.

Hơn nữa, các thuật toán siêu ứng dụng tự động hóa (hyperautomation) có thể phân tích được lượng lớn dữ liệu mà con người không có khả năng xử lý. Kết quả, chúng có thể cung cấp những quan sát chuyên sâu và những nội hàm giữa các quy trình nền mà nếu không doanh nghiệp sẽ không thể xác định được. Những điều này có thể sẽ giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lên cấp độ tiếp theo, hiểu quá trình kinh doanh tốt hơn, và cải thiện. 

#7: Tăng ứng dụng CDP và ứng dụng CRM 

Kỳ vọng của khách hàng về trải nghiệm kỹ thuật số và dịch vụ thương hiệu cao hơn bao giờ hết. Khi tương tác với các doanh nghiệp trực tuyến, mọi người dự đoán sẽ có trải nghiệm nhất quán và muốn được thương hiệu đánh giá cao. Điều trái ngược có thể dẫn đến sự thất vọng và có thể khiến khách hàng rời đi.

Để duy trì vòng lặp giao tiếp với khách hàng, và cung cấp họ trải nghiệm khách hàng hàng đầu, trong năm 2022, doanh nghiệp nên tận dụng các nền tảng dữ liệu khách hàng (customer data platforms – CDP) và các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (customer relationship management – CRM).

Nền tảng dữ liệu khách hàng cung cấp cho các doanh nghiệp thông tin chi tiết về hành vi của khách hàng và cách họ sử dụng sản phẩm của mình. Tận dụng kiến thức này có thể cho phép công ty cải thiện việc giới thiệu, xác định các vấn đề về sản phẩm và giảm sự tiêu dùng của khách hàng.

Mặt khác, các công cụ CRM, thu thập thông tin về hồ sơ khách hàng và các tương tác của họ với công ty trong suốt vòng đời của họ. Tham khảo chéo dữ liệu từ cả hai cho phép các công ty hiểu rõ hơn về khách hàng của họ và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

#8: Chuyển sang giải pháp đa đám mây

Điện toán đám mây cho phép các công ty và khách hàng truy cập vào công việc của họ, và giảm đáng kể nhu cầu bảo trì và phần cứng tại chỗ. Công nghệ này đã cho phép các doanh nghiệp linh hoạt, cải thiện khả năng cộng tác, cơ hội phát triển mới và đã góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của họ.

Vào năm 2022, các công ty đang chuyển hướng sử dụng các giải pháp đa đám mây. Điều này có nghĩa là thay vì sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ đám mây duy nhất, họ sẽ sử dụng nhiều đám mây công cộng. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể dựa vào các giải pháp đám mây lai bao gồm cả đám mây riêng tư, tại chỗ và công cộng.

Họ có thể chọn nhiều nhà cung cấp chỉ để sao lưu dữ liệu hoặc sử dụng chúng cho các dịch vụ khác nhau mà họ duy trì. Trong cả hai trường hợp, lợi ích của thỏa thuận này bao gồm bảo mật dữ liệu tốt hơn, di chuyển dễ dàng hơn từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác và thị trường cạnh tranh hơn.

#9: Công cụ nơi làm việc chuyển đổi số

Mô hình làm việc kết hợp là mô hình mới trong năm 2022. Trong đó, các nhân viên có thể phân bổ ngày làm việc giữa việc làm ở nhà và ở trên văn phòng. Dựa vào chính sách của công ty và sở thích của nhân viên, mô hình làm việc kết hợp này có thể là làm việc hoàn toàn từ xa, lên văn phòng thường xuyên, và hoặc cân bằng ở giữa.

Đại dịch đã buộc tất cả mọi người trên khắp thế giới phải thử nghiệm phương pháp này liên tục và kết quả cho thấy nó không những ảnh hưởng đến năng suất mà còn có thể cải thiện nó. 

Để hỗ trợ kiểu sắp xếp làm việc như vậy, các doanh nghiệp đang áp dụng các công nghệ kỹ thuật số tại nơi làm việc cho phép cả cấp quản lý và nhân viên tổ chức và sẵn sàng các hoạt động hàng ngày của họ, để theo dõi các quy trình và giữ liên lạc bất kể ở địa điểm nào. 

Các loại công nghệ này bao gồm quản lý quy trình kinh doanh, giao tiếp, quản lý dự án, quy trình làm việc, theo dõi thời gian, báo cáo và các công cụ khác. 

#10: Tập trung vào sự giới thiệu của nhân viên và khách hàng

Để áp dụng công nghệ mới và hưởng lợi từ nó, các doanh nghiệp cần phải đầu tư thời gian và nguồn lực để tiếp cận những người sẽ sử dụng nó. Tùy thuộc vào loại phần mềm, đây có thể là những nhân viên của tổ chức hoặc khách hàng. 

Việc tham gia vội vàng có thể dẫn đến tỷ lệ thành công thấp, tổn thất tài chính, các vấn đề về năng suất và lãng phí thời gian tổng thể. Bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa quá trình chuyển đổi số, các công ty có thể đảm bảo rằng họ khai thác hết tiềm năng của các công nghệ mới mà họ đang đầu tư vào. 

Kết luận top 10 xu hướng chuyển đổi số năm 2022

Việc chuyển đổi số của doanh nghiệp là quá trình liên tục phát triển và, để tiếp tục, các doanh nghiệp cần phải nắm bắt xu hướng mới nhất và gợi ý những đổi mới sắp tới. Một số công nghệ được nhắc đến trong bài viết này không hoàn toàn chưa được biết đến, và đang được phát triển với tốc độ trong vài năm qua, đạt tới đỉnh vào năm 2022. Những công nghệ khác đang ở giai đoạn đầu và gợi ý những cơ hội thú vị trong suốt cả năm.

Tham khảo bài viết:

Dịch vụ Tư vấn Chuyển đổi số

Chuyển đổi số: Thách thức và cơ hội cho doanh nghiệp

Trực quan hóa dữ liệu – Một số phương thức trực quan dữ liệu thường gặp hiện nay (Phần 1)

Trong thế giới của dữ liệu lớn như hiện nay, trực quan hóa dữ liệu là một công cụ quan trọng để hiểu hàng nghìn tỷ dữ liệu được tạo ra mỗi ngày. Điều này là rất cần thiết vì hiểu dữ liệu mới có thể phân tích một lượng lớn thông tin và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Trực quan hóa dữ liệu là phương thức biểu diễn trực quan của thông tin và dữ liệu. Trực quan hóa dữ liệu giúp kể câu chuyên bằng cách sắp xếp dữ liệu thành một biểu mẫu dễ hiểu hơn, cho biết tổng quan về mẫu nghiên cứu, các xu hướng làm nổi bật ngoại lệ và mối tương quan trong dữ liệu. Phương thức phổ biến nhất đề trực quan hóa dữ liệu là sử dụng các biểu đồ và đồ thị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số dạng biểu đồ thường gặp nhất hiện nay.

Một số dạng biểu đồ thể hiện độ lớn của dữ liệu

1. Biểu đồ thanh

Biểu đồ thanh trình bày dữ liệu với các thanh hình chữ nhật có chiều cao hoặc chiều dài tỷ lệ với các giá trị mà chúng biểu diễn. Một trục của biểu đồ hiển thị các danh mục cụ thể đang được so sánh và trục còn lại biểu thị một giá trị rời rạc. Các thanh có thể được vẽ theo chiều dọc (biểu đồ cột) hoặc chiều ngang (biểu đồ thanh ngang). Biểu đồ thanh ngang có một số ưu điểm hơn so với thanh dọc như:

– Các nhãn dễ hiển thị hơn với tập dữ liệu lớn.

– Với tập dữ liệu lớn, biểu đồ thanh ngang hoạt động tốt hơn trong bố cụ hẹp (ví dụ như khi xem trên thiết bị di động).

Có 3 biểu đồ thanh thường gặp là: biểu đồ thanh đơn áp dụng cho một biến phân loại; biểu đồ thanh nhóm và biểu đồ thanh xếp chồng áp dụng cho hai biến phân loại.

Biểu đồ thanh đơn

Biểu đồ thanh đơn được sử dụng khi chỉ có 1 biến phân loại, mỗi thanh sẽ đại diện cho một nhóm cụ thể, chiều cao hoặc độ dài của mỗi thanh tỷ lệ với tổng các giá trị trong nhóm mà nó đại diện. Hình 1 biểu diễn số lượng xe được sản xuất của 9 hãng khác nhau theo 2 hình dạng biểu đồ thanh dọc và thanh ngang.

Hình 1. Biểu đồ thanh dọc và thanh ngang biểu diễn số lượng xe được sản xuất

Tuy nhiên, như trong Hình 1, biểu đồ thanh dọc không đạt tính thẩm mỹ do tên nhóm phân loại quá dài trong khi bề ngang có giới hạn khiến phần mềm tự động xoay tên nhóm nằm nghiêng, gây cảm giác khó đọc cho người xem và chiếm nhiều diện tích bên dưới biểu đồ. Giải pháp cho vấn đề này là chuyển về dạng biểu đồ thanh ngang như bên cạnh.

Hơn nữa, bất kể biểu dồ dọc hay ngang, ta đều cần chú ý đến thứ tự sắp xếp các thanh. Để biểu đồ trực quan cho người xem, các thanh nên được sắp xếp tương ứng theo tính chất của biến mà nó thể hiện.

– Biến phân loại mang tính rời rạc (VD: quốc gia, thành phố, hãng xe, …): biểu đồ nên được sắp xếp theo độ lớn thanh từ cao xuống thấp hoặc từ dài đến ngắn.

– Biến phân loại mang tính liên tục hay có thứ tự ( VD: theo thời gian, theo độ tuổi, …): biểu đồ nên được sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần của biến phân loại.

Biểu đồ thanh nhóm

Biểu đồ thanh nhóm được sử dụng khi hai hoặc nhiều tập dữ liệu được hiển thị cạnh nhau và được nhóm lại với nhau theo các danh mục trên cùng một trục.

Ví dụ trong bộ dữ liệu dưới đây, chúng ta có hai biến phân loại là “Yếu tố ưu tiên khi lựa chọn tai nghe” (rời rạc) và “Nhóm tuổi” (liên tục):

Hình 2. Biểu đồ thanh nhóm thể hiện Thứ tự các yếu tố ưu tiên khi lựa chọn tai nghe theo độ tuổi

Trong hình 2a, Nhóm tuổi được hiển thị dọc theo trục x, đối với mỗi nhóm tuổi có những thanh tương ứng với mức độ ưu tiên khi lựa chọn tai nghe khác nhau. Biến “Các yếu tố ưu tiên” mang tính rời rạc nên màu sắc được sử dụng theo thang màu định tính.

Hình 2b, Các yếu tố ưu tiên được hiển thị dọc theo trục x, đối với mỗi yếu tố có 5 thanh tương ứng với nhóm tuổi. Biến “Nhóm tuổi” mang tính liên tục nên màu sắc được sử dụng theo thang màu tuần tự.

Có thể thấy, hình 2a sẽ phù hợp để xác định sự khác biệt trong mức độ ưu tiên lựa chọn tai nghe trong một nhóm tuổi. Nhưng hình 2a khó để so sánh số lượng giữa các nhóm tuổi cho một yếu tố ưu tiên nhất định. Ngược lại, hình 2b có thể giải quyết được nhược điểm trên. Như vậy, việc lựa chọn biến nào để hiển thị dọc theo trục x là tùy thuộc vào nhu cầu, mục đích mà người làm biểu đồ muốn cho người đọc thấy. Trong trường hợp có quá nhiều nhãn trong biến phân loại, ta nên chuyển từ biểu đồ nhóm thành các biểu đồ thanh đơn để diễn giải kết quả một cách trực quan hơn.

Biểu đồ thanh xếp chồng

Biểu đồ thanh xếp chồng thể hiện nhiều tập dữ liệu chồng lên nhau để cho biết danh mục lớn hơn được chia thành các danh mục nhỏ hơn như thế nào và mối quan hệ của chúng với tổng số lượng.

Về cơ bản, biểu đồ thanh xếp chồng có thể được chia thành hai loại:

1) Biểu đồ thanh xếp chồng đơn giản hiển thị tổng giá trị của thanh là tất cả các giá trị phân đoạn được cộng lại với nhau. (Hình 3)

2) Biểu đồ thanh chồng 100% hiển thị một phần đến toàn bộ mối quan hệ trong mỗi nhóm. (Được giới thiệu trong bài viết Trực quan hóa dữ liệu – Một số phương thức trực quan dữ liệu thường gặp hiện nay (Phần 2))

Hình 3. Biểu đồ thanh xếp chồng đơn giản thể hiện Dân số thành phố Đà Nẵng phân theo thành thị, nông thôn giai đoạn 2014 – 2018

Nhược điểm của biểu đồ này là khó phân biệt khi muốn so sánh các giá trị khác nhau trong cùng một nhóm mà các giá đó lại gần như xấp xỉ bằng nhau. Ví dụ hình 4a, độ dài thanh Thương hiệu, Sự tiện dụng, Giá trị thẩm mỹ và Ảnh hưởng xã hội có độ dài gần như xấp xỉ bằng nhau. Nếu không có con số như trong hình 4b thì sẽ rất khó so sánh các yếu tố này với nhau.

Hình 4. Biểu đồ thanh xếp chồng thể hiện Mức độ các yếu tố ưu tiên khi lựa chọn tai nghe theo độ tuổi

2. Biểu đồ điểm

Trong biểu diễn độ lớn của dữ liệu, biểu đồ thanh phải bắt đầu từ gái trị 0 để chiều dài thanh tỷ lệ với số lượng hiển thị. Tuy nhiên, với một số bộ dữ liệu, các thanh đôi khi quá dài, khó so sánh và khiến người đọc không hiểu được nội dung mà biểu đồ muốn truyền tải. Do đó, biểu đồ điểm được sử dụng để thay thế biểu đồ thanh trong tình huống này.

Biểu đồ điểm là một biểu đồ hai chiều đơn giản được sử dụng để so sánh các giá trị của một biến trên nhiều danh mục. Một trục được sử dụng để tách từng danh mục và trục còn lại là trục mà giá trị được vẽ dọc theo. Nếu thứ tự của các danh mục không quan trọng (ví dụ: theo thứ tự thời gian), thông thường sẽ sắp xếp biểu đồ điểm theo các giá trị.

Hình 5. Biểu đồ điểm thể hiện Kỷ lục nhảy xa của các quốc gia

Như trong Hình 5b, bằng cách sử dụng biểu đồ điểm, ta có thể giới hạn phạm vi trục trong khoảng từ 7,6m đến 9,2m để biểu diễn rõ ràng hơn ý nghĩa của tập dữ liệu so với Hình 5a. Qua đó ta dễ nhận thấy vận động viên người Mỹ có thành tích nhảy xa nhất trong số tất cả các vận động viên của quốc gia khác. 3 nước Indonesia, Việt Nam, Philippines có thành tích nhảy xa thấp hơn nhiều so với các vận động viên của quốc gia khác. Ngoài ra, sự chênh lệch giữa các quốc gia như Iran, Ấn Độ, Nhật Bản, Nigeria cũng hiển thị rõ ràng và dễ nhận biết hơn so với biểu đồ thanh trong Hình 5a.

3. Bản đồ nhiệt

Bản đồ nhiệt là một kỹ thuật trực quan hóa thể hiện độ lớn của dữ liệu dưới dạng màu sắc trong hai chiều. Bản đồ nhiệt có lẽ được sử dụng phổ biến nhất để hiện thị một cái nhìn tổng quát hơn về các giá trị số. Điều này đặc biệt đúng khi xử lý khối lượng lớn dữ liệu, vì màu sắc dễ phân biệt và dễ hiểu hơn là các con số. Bản đồ nhiệt cực kỳ linh hoạt và hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý đến các xu hướng và vì những lý do này mà chúng càng trở nên phổ biến trong cộng đồng phân tích. Hãy xem xét ví dụ dưới đây.

Bạn là một nhà phân tích cho một tập đoàn bán lẻ lớn, đa quốc gia điều hành một chuỗi các cửa hàng bách hóa lớn. Điều bạn quan tâm là xác định xem các tháng cụ thể mà mỗi cửa hàng bách hóa nhận được lưu lượng truy cập cao hơn để phân bổ tốt các tài nguyên (sản phẩm, nhân viên,…) đến các cửa hàng khác nhau. Bản đồ nhiệt sẽ giúp bạn!

Hình 6. Bản đồ nhiệt thể hiện Số lượng hàng hóa được bán ra trong 1 năm của các cửa hàng bách hóa

Qua hình 6, ta thấy rõ ràng là các cửa hàng đều có doanh số cao từ tháng 10 đến tháng 2. Con số này từ từ tan biến cho đến tháng 9. Điều này có thể lặp lại hàng năm chỉ với sự khác biệt nhỏ giữa các tháng. Với những hiểu biết này, nhà bán lẻ có thể tối đa hóa hoạt động của họ bằng cách phân bổ tốt hơn các nguồn lực chính. Ví dụ, với những tháng cao điểm, các cửa hàng bách hóa sẽ lên lịch thuê cộng tác viên bán hàng bổ sung và lên lịch vận chuyển hàng trong kho đến cửa hàng để có đủ sản phẩm bán cho khách hàng.

Nhiều phần mềm đã áp dụng trực quan hóa dữ liệu để giúp tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian và hoàn thành dự án đúng hạn. Một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất là digiiTeamW của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. digiiTeamW sử dụng 1 giao diện thống nhất cho các phương pháp, thể hiện các chỉ tiêu, mức độ hoàn thành công việc, … bằng các biểu đồ trực quan nhất, giúp cả nhân viên và quản lý có thể theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả một cách nhanh chóng, dễ dàng.